Job Description:

Wij zijn een internationale energie organisatie. Wij hebben 75000 medewerkers in 80 landen, die werken om elke dag licht, warmte en mobiliteit te leveren voor millioenen mensen in de wereld. Onze missie en ambitie is om energie opnieuw uit te vinden en een net zero bedrijf te worden. Wil jij samen met ons in deze uitdagende tijd een duurzaam verschil maken?

Voor ons Senior Leadership Team (SLT) zijn wij per direct op zoek naar een

Management Assistant (0.8-1.0 fte)

Heb jij passie voor het ondersteunen van managementleden bij alle voorkomende werkzaamheden op een afdeling? Hou je ervan om veel ballen tegelijk in de lucht te houden en met veel verschillende taken bezig te zijn? En krijg je energie van het helpen van collega's? Dan ben jij de nieuwe collega die wij zoeken!

Wat zijn je belangrijkste taken:

• Faciliteren van management meetings; voorbereiding van vergaderingen, opvolgen van planning, afspraken en acties.
• Je informeert interne en externe betrokkenen over lopende zaken.
• Complex agendabeheer: je beheert, organiseert en bewaakt agenda's.
• Organiseren van (online) interne evenementen (inclusief het verzorgen van de locaties).
• Redigeren, opstellen of voorbereiden van e-mails en documenten.
• Verzorgen van reizen, boeken van hotels, plaatsen van reserveringen bij restaurants.
• Beheren/uitvoeren van het facturatieproces en debiteurenbewaking.
• Je weet wat er speelt binnen jouw afdelingen en pakt zaken snel op. Je hebt snel in de gaten hoe de onderlinge verhoudingen zijn en speelt daar op de juiste manier op in. Je signaleert eventuele obstakels en brengt deze indien nodig onder de aandacht.
• Samenwerken levert jou dan ook veel energie op. Als werk efficienter kan, dan zie je dat en kom je met voortstellen tot verbetering. Je stelt gemakkelijk prioriteiten en bent flexibel.
• Onboarding en IT verzoeken verzorgen zoals aanvragen benodigdheden voor nieuwe medewerkers (IT hardware en software etc), en overige IT aanvragen.

Voor deze positie heb je nodig:

• MBO/HBO werk- en denk niveau, minimaal een afgeronde mbo niveau 4 opleiding (schoevers, directie-secretaresse, eventorganisatie, communicatie).
• Je hebt aantoonbaar relevante werkervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een internationale werkomgeving.
• Een flexibele agile manier van werken inclusief de inzet van de daarbij behorende tools zie je als kans en pak je voortvarend op.
• Uiteraard beheers jij uitstekend de Nederlandse en Engelse Taal.
• Microsoft Office computer skills (PowerPoint, Excel, Word & Outlook).
• Belangrijke competenties; sterke communicatieve vaardigheden, initiatief & proactief, analytisch vermogen, samenwerken, flexibiliteit, integer en hands-on.

Wij bieden jou:

• Een basissalaris aangevuld met een dertiende (vakantiegeld) en veertiende maanduitkering.
• Een zelfstandige baan in een veranderende organisatie.
• Een baan met veel interactie zowel binnen als buiten de organisatie, flinke workload en hard werken.
• Samenwerking met een diversiteit aan collega's in internationale en lokale teams.
• Een indrukwekkend kantoor in Europoort-Rotterdam waarvoor eigen vervoer noodzakelijk is.

Travel Requirement
No travel is expected with this role

Relocation Assistance:
This role is not eligible for relocation

Remote Type:
This position is not available for remote working

Skills:

Legal Disclaimer:

We are an equal opportunity employer and value diversity at our company. We do not discriminate on the basis of race, religion, color, national origin, sex, gender, gender expression, sexual orientation, age, marital status, socioeconomic status, neurodiversity/neurocognitive functioning, veteran status or disability status. Individuals with an accessibility need may request an adjustment/accommodation related to bp's recruiting process (e.g., accessing the job application, completing required assessments, participating in telephone screenings or interviews, etc.). If you would like to request an adjustment/accommodation related to the recruitment process, please contact us.

If you are selected for a position and depending upon your role, your employment may be contingent upon adherence to local policy. This may include pre-placement drug screening, medical review of physical fitness for the role, and background checks.