Description du poste

Intitulé de la fonction / poste

Assistant(e) logistique voyage H/F

Type de contrat

Durée indéterminée

Nature de contrat

Temps plein

Votre mission

1. ORGANISATION DES VOYAGES PROFESSIONNELS
• Gérer les réservations de billets (avion, train, hôtel, voiture).

• Gérer l'obtention des visas
• Organiser les visites médicales pour les vaccinations (le cas échéant)
• Coordonner la logistique dans les pays de destination en partenariat avec les équipes locales (hôtels, chauffeurs ...)
• Organiser les inductions avant les déplacements (le cas échéant)
• Assister les voyageurs pour compléter les demandes d'autorisation de déplacement dans l'outil SSF
• Organiser un point de vérification final avec le voyageur

2. GESTION DE LA RELATION FOURNISSEURS

• Traiter les litiges impliquant les voyages des collaborateurs et mettre en place des mesures correctrices.
• Gérer les demandes de remboursement auprès des fournisseurs.

3. ORGANISATION DES SEMINAIRES EN FRANCE

• Gérer les réservations de billets (avion, train, hôtel, voiture).
• Gérer l'obtention des visas Schengen
• Faire les demandes de devis (logement, salle de séminaire, repas ...)
• Organiser les transferts en taxi entre les aéroports/gares... et les lieux de séminaires.

4. ORGANISATION DE LA LOGISTIQUE POUR LES FORMATIONS EN FRANCE

• Gérer les réservations de billets (avion, train, hôtel, voiture).
• Gérer l'obtention des visas Schengen
• Organiser un point de vérification final avec le voyageur

5. ORGANISATION DES DEPLACEMENTS DES EXPATRIES

• Faciliter le départ à l'étranger des employés et de leur famille (transport, hébergement...).
• Faire les demandes de devis et passer les commandes après validation
• Aider le collaborateur et sa famille pour toute demande particulière.

Votre profil

Savoirs :

• Anglais professionnel
• Connaissances du voyage d'affaires agences de voyages, compagnies aériennes et ferroviaires, hôteliers, loueurs de voitures. (Serait un +)

Savoir-faire :

• Compétences informatiques : Maîtrise des logiciels de réservation et de bureautique, ainsi que des outils de communication numérique.
• Gestion des imprévus : Capacité à gérer les situations d'urgence ou les changements de dernière minute, comme les annulations de vols ou les modifications.

Savoir être :

• Aptitude à travailler en équipe
• Sens de l'organisation
• Gestion du stress
• Rigueur, précision, sens du service et du résultat
• Réactivité et flexibilité
• Polyvalence : être capable de s'adapter à différents rôles ou tâches au sein de l'équipe logistique selon les besoins.
• Discrétion et respect de la confidentialité (projets de développement à venir générant des déplacements fréquents, déplacements des VIP...)
• Éthique professionnelle
• Dynamisme pour gérer efficacement les relations avec les différents services

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